追加工事・変更工事を請求するための書面管理

30秒でわかる結論

追加・変更は、災害時等でやむを得ない場合を除き、原則として追加・変更部分の着工前に変更契約を行います。変更内容を書面に記載して署名又は記名押印を行い、相互に交付するか、法定要件を満たす電磁的方法を用います。

契約・法令対応で先に確認すること

指示者に契約変更権限があるか確認

追加・変更部分の着工前に変更内容を記載した書面を相互に交付。電子契約は法定要件を満たす方法を使用

元契約範囲との差分を写真・数量・日報で残す

写真だけ、見積だけにせず、指示から入金まで同じ変更番号で追えるようにします。

指示記録: 指示者、日時、場所、作業内容、緊急性を記録し、契約変更の権限がある相手か確認します。
元契約との差分: 図面、仕様書、見積内訳のどの範囲から増減したかを数量・位置・写真で示します。
変更見積: 材料、労務、機械、現場経費、法定福利費、安全衛生経費と、工期への影響を明示します。
変更契約: 追加・変更部分の着工前に、変更内容を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付します。電子契約は建設業法19条3項等の法定要件を満たす方法を用います。
施工記録: 日報、写真、搬入、作業員、出来高を変更番号と結び付け、元工事と混同しないようにします。
請求・回収: 変更契約、出来高確認、請求書、入金を照合し、未承認・未請求・未入金を別々に管理します。

担当者に契約変更の権限があるか確認し、元契約との差分、見積、工期への影響を発注権限のある相手へ送ります。返答と施工開始時点を記録します。

災害時等でやむを得ず施工を先行した場合は、指示内容、対応理由、作業範囲、数量、写真を直ちに記録します。その後、変更内容を書面化して相互に交付するか、法定要件を満たす電磁的方法で契約を変更し、費用と工期の扱いを確認します。

追加・変更工事の請求根拠が散らばる会社へ

現場写真や日報だけでは、相手が金額と工期を承認した証拠にならないことがあります。変更指示、差分見積、権限者の承認、施工記録、請求を案件単位でつなげると、未承認施工と請求漏れを減らせます。

工事完成後にまとめて変更契約を作れば十分ですか？

十分ではありません。災害時等でやむを得ない場合を除き、原則として追加・変更部分の着工前に、変更内容を記載した書面を相互に交付するか、法定要件を満たす電磁的方法で契約を変更します。

追加部分の写真があれば請求根拠として十分ですか？

写真だけでなく、誰の指示か、元契約との差分、数量、金額、工期への影響、承認記録を組み合わせて残します。